I dag snakker vi med: Tone M. Rangnes

Navn: Tone M. Rangnes              
Tittel: Partner/ Avdelingsleder
Bedrift: XPRO AS
Omsetning: 42,5 MNOK (2019)
Ansatte: 30
Kjernevirksomhet: Prosjektadministrasjon (prosjekt- og byggeledelse)
Vi i XPRO jobber med prosjektadministrasjon (prosjekt- og byggeledelse) og bistår byggherrer og utbyggere med å utvikle, planlegge og administrere byggeprosjekter gjennom hele prosessen fra den første ideen til ferdigstillelse. I mange prosjekter bistår vi også med teknisk drift av byggene deretter.

Hvordan er hverdagen din akkurat nå? Er dere i drift?
- Vi jobber for tiden tilnærmet som normalt, selv om de fleste fortsatt jobber fra hjemmekontor når de ikke er ute på byggeplassoppfølging, SHA-befaringer mv. Vi har gjennom mange år utviklet prosjekt- og styringsverktøyene våre ut fra digitale grensesnitt og slik sett får vi utført jobben vår uavhengig av hvor vi er. Overgangen til hjemmekontor har derfor ikke vært veldig krevende for den enkelte XPRO´er. Videre hadde vi allerede tatt i bruk Teams som arbeidsplattform en periode før korona-utbruddet, og ser at dette både effektiviserte arbeidshverdagen vår og reduserte reisetid mv. Videre har større grad av digitale møter god påvirkning på miljø og bærekraft, som vi som samfunnsengasjert selskap også er opptatt av.
I starten etter innskjerpingen av smittevernreglene brukte vi mye tid og ressurser sammen med entreprenørene til å iverksette gode smittevernsrutiner osv. for å sikre alle de som jobber rundt omkring på byggeplassene.
Videre er mange av våre prosjekter i tidligfase, og kundene og samarbeidspartnerne våre har vært opptatt av å bruke ressurser og tilgjengelig kapasitet til å planlegge best mulig på tross av at fysiske møter utgår. Men her opplever vi at kreativiteten og interessen for å finne digitale samhandlingsmodeller har vært svært god. Prosjektplanlegging gjennom 3D-modeller og delt skjerm fungerer overraskende bra, og jeg er overbevist om at vi som selskap, gjennom dette kommer til å endre kravene våre til fremtidige samarbeidspartnere som vil være med i planleggingen av kommende byggeprosjekter.
Dette har vi allerede iverksatt innovasjonsprosjekter på internt i vårt firma, for å sikre at vi ikke faller tilbake til gamle vaner når vi etter hvert returnerer til normalen igjen.

Hvordan opplever de ansatte situasjonen vi nå står i?
- Det var tøft i begynnelsen for den enkelte, med stor usikkerhet ift. hvordan situasjonen ville påvirke både ift. smitterisiko og egen økonomi. Vi var tidlig ute med informasjon til den enkelte XPRO'er mht. hva vi som firma vurderte som kortsiktige risikoer, og jobbet hardt med å finne avbøtende tiltak. Videre tilrettela vi for hjemmekontor allerede før de nasjonale anbefalingene kom. Vi gikk også grundig gjennom ordrereserven vår og kartla hvilke konsekvenser stopp i prosjekter ville ha for den enkelte ansatte. Samtidig etablerte vi tett dialog med kundene våre, og gav klare anbefalinger og råd mht. tiltak for det enkelte prosjektet.
Så snart vi hadde noe å fortelle, informerte vi også kollegaene om den til enhver tid gjeldende «nå-situasjonen». Hos den enkelte kollegaen var det nok likevel en del usikkerhet i begynnelsen, frem til de så at prosjektene ikke ble stoppet.  Jeg må virkelig få berømme fleksibiliteten, og «ståpå-viljen» kollegaene våre har utvist. I tillegg til å sørge for at prosjekthverdagen ikke har stoppet opp, har de også håndtert at barnehager og skoler har vært stengt. Mange har vært løsningsorientert og brukt både kvelder og helger for å få gjort jobben.
Vi har riktignok noen utfordringer i denne situasjonen når det gjelder oppfølging av byggeplasser lokalisert andre steder i landet. Mye av hverdagen vår består i oppfølging og kontrollvoirksomhet og siden vi har prosjekter over hele Norge, er vi fremdeles påvirket av reiserestriksjoner. På de prosjektene som krever mest tilstedeværelse har vi den siste tiden begynt med prosjektreiser, men vi er da selvfølgelig ekstra påpasselig med smittevern og følger til enhver tid gjeldende retningslinjer fra FHI.

Hvordan utfordres du som leder i disse dager?
- Ved at alle sitter på hjemmekontor, så mister man den daglige «sosialiseringen» over kaffekoppen eller i lunch'en. Da blir det ekstra viktig å ha jevnlig dialog med den enkelte, både i forhold til å ha kontroll på at prosjektene går bra, men også mht. å opprettholde fellesskapsfølelsen og vi-verdiene våre. Det er utfordrende å gi den enkelte nok informasjon, når jeg egentlig ikke vet mer selv. Alle har ulike ståsted og behov ut fra familiesituasjon. Løsningen for min del har vært å gi den enkelte stor frihet til å tilrettelegge for egne behov, og heller ha dialog om hvordan vi kan hjelpe hverandre. Vi har alltid hatt filosofi om at den enkelte har stor frihet under ansvar, og det har gitt gode resultater.
Den største frykten min i begynnelsen var at den enkelte ville holde på arbeidsoppgavene for sikre seg selv, men jeg er imponert over hvor rause og omtenksomme alle er mot hverandre. Jeg har kollega som inviterer til kaffepauser på teams og som drar på kortreiste turer sammen på fritiden for å holde det sosiale i gang.
Heldigvis jobber vi i team på de fleste prosjektene våre, derfor har alle kontakt på kryss og tvers av kontorene nærmest på daglig basis. I den situasjonen vi har stått i de siste ukene, har dette vært veldig tilfredsstillende.

Hva mener du om myndighetenes ulike tiltak?  
- Jeg synes regjeringen og hele stortinget har vist samhold og samarbeid i denne situasjonen. Jeg tenker at det er en av våre største styrker som nasjon, og bekrefter at vi evner å finne gode løsninger som får allmenn tilslutning når det virkelig trengs. Selv om vi ikke har hatt større behov for tiltakspakkene så langt, mener jeg at de tiltakene som kom i tidlig fase både for bedrifter og ansatte var med på å redusere de potensielle konsekvensene for oss. Dette gjorde at vi kunne bruke mer av tiden vår på å sikre arbeid til den enkelte XPRO'er og holde hjulene i gang, i stedet for å rette energien vår mot nedstenging av driften.

Er det noen lokale tiltak du mener burde kommet på plass?
- Det er viktig at det kommer kompenserende tiltak for å opprettholde næringslivet. Det er positivt at det tilrettelegges for at personer som er permittert får muligheter til kompetanseheving i perioden de går ledig, og muligheten til å bidra i andre næringer uten at det får store konsekvenser
Vi må opprettholde kjøpekraften og støtter lokalt næringsliv alt vi klarer nå. Eksempelvis med å handle lokalt i stedet for å bestille på internett osv. Det er også viktig at kommuner og virksomheter som har mulighet og økonomisk evne til å starte opp prosjekter, setter i gang så raskt som mulig for å skape merverdi og arbeidsplasser i andre virksomheter lokalt.

Hva har du lært så langt av Korona-epidemien?
-Vi i XPRO har erfart at vi bruker for mye av prosjekthverdagen vår til å reise mellom møter, trolig en del også unødvendig. Ved å ta i bruk digitale løsninger på møter som f. eks ikke krever fysisk tilstedeværelse, vil vi både jobbe mer effektivt for oppdragsgiverne våre, i tillegg til at det er bra for miljøet. Slik sett er dette et godt eksempel på at fokus på bærekraft også vil være lønnsomt og god business.
Den siste tiden viser hvor sårbart samfunnet er, og hvor stor innvirkning alle bransjer har på hverandre. Konsekvensen av korona vil nok være langvarige og vi har på ingen måte oversikt over framtida. Samtidig så har jeg tro på at folk flest ser muligheter selv i tøffe tider, og at vi med de støtteordninger vi har i samfunnet, vil kunne komme styrket ut av det.